ORDERS
Auch: EDIFACT-Bestellung · Purchase Order · elektronische Bestellung
ORDERS ist die EDIFACT-Nachricht für elektronische Bestellungen. Sie überträgt Bestellkopf, Positionen, Mengen, Termine und weitere vereinbarte Angaben strukturiert in das System des Lieferanten.
Was es ist
Eine ORDERS-Nachricht enthält typischerweise Bestellnummer und -datum, die beteiligten Unternehmen und Lieferstellen sowie die bestellten Positionen. Je Position können Artikelidentifikation, Menge, Mengeneinheit, Liefertermin und – abhängig von der Vereinbarung – Preise oder weitere Konditionen übertragen werden.
Im Umfeld der Bestellung gibt es weitere EDIFACT-Nachrichten. ORDRSP dient der Bestellantwort beziehungsweise Bestellbestätigung; ORDCHG wird für Bestelländerungen verwendet. Ob diese Nachrichten zusätzlich benötigt werden, hängt vom Prozess und von den Vorgaben des Geschäftspartners ab.
In der Praxis
Das Ziel einer ORDERS-Anbindung ist meist, aus der eingehenden Nachricht möglichst automatisiert einen Auftrag im ERP- oder Warenwirtschaftssystem zu erzeugen. Dafür müssen insbesondere drei Bereiche sauber geregelt sein.
Erstens die Artikelzuordnung: Der Kunde kann mit einer eigenen Artikelnummer, einer GTIN oder einer anderen Referenz bestellen. Diese muss eindeutig einem Artikel im eigenen System zugeordnet werden können.
Zweitens die Mengeneinheit: Stück, Karton, Palette oder Kilogramm sind fachlich nicht austauschbar. Die verwendeten Codes und gegebenenfalls notwendige Umrechnungen müssen eindeutig definiert sein.
Drittens Preise und Konditionen: Enthält die Bestellung einen Preis, muss festgelegt werden, wie mit Abweichungen zum eigenen System umgegangen wird. Ob eine Differenz automatisch akzeptiert, protokolliert oder zur Prüfung vorgelegt wird, ist eine kaufmännische Regel.
Zu einer robusten Anbindung gehören daher klare Ausnahmefälle. Automatisiert wird, was eindeutig ist; unklare Sachverhalte werden gezielt zur Entscheidung vorgelegt.
Wann es Sie betrifft
ORDERS ist häufig der Einstieg in EDI, weil sich die manuelle Erfassung eingehender Bestellungen damit direkt reduzieren lässt. Besonders relevant wird die Nachricht, wenn Kunden sie vertraglich voraussetzen oder regelmäßig größere Bestellvolumina verarbeitet werden.
Der technische Aufwand wird stark durch die Stammdatenqualität bestimmt. Sind Kundenartikelnummern, Einheiten und Lieferstellen sauber zugeordnet, lässt sich ein großer Teil des Prozesses automatisieren. Fehlen diese Zuordnungen, ist ihre Herstellung ein wesentlicher Bestandteil des Projekts.
Eine Implementierungsrichtlinie und eine reale Beispielbestellung sind deshalb die beste Grundlage für eine erste Aufwandseinschätzung.