Wiederkehrende Aufgaben abschaffen, Abläufe verbinden – von der Rechnungserfassung bis zur kompletten Auftragsabwicklung ohne manuelle Eingriffe.
Zwischen zwei Systemen sitzt fast immer ein Mensch. Jemand liest eine Bestellung aus dem Postfach und tippt sie ins ERP. Jemand überträgt Zahlen aus einem Portal in eine Tabelle, weil die Schnittstelle fehlt. Diese Arbeit taucht in keiner Kostenstelle auf, kostet aber jeden Tag Stunden – und sie ist fehleranfällig, gerade weil sie stumpf ist. Zwei Nebenwirkungen wiegen dabei schwerer als der Zeitverlust: Der Prozess läuft nur, solange die eine Person da ist, die ihn kennt. Und niemand kann sagen, wie lange ein Vorgang tatsächlich dauert, weil nichts davon protokolliert wird. Wächst das Volumen, wächst der Aufwand mit – linear, mit jeder zusätzlichen Bestellung.
Zuerst messen wir, was der Prozess heute kostet: wie oft er läuft, wie lange ein Durchlauf dauert, wo er hakt. Ohne diese Zahlen ist jede Automatisierung eine Wette. Dann schneiden wir den Prozess in Schritte und entscheiden je Schritt, ob er automatisiert, vereinfacht oder gestrichen werden sollte – manches lohnt sich nicht, und das sagen wir dann auch. Gebaut wird in n8n, ergänzt um eigene Bausteine, wo die Standardknoten nicht reichen. Jeder Schritt bekommt einen definierten Fehlerfall: Was passiert, wenn ein Feld fehlt, ein System nicht antwortet, ein Wert unplausibel ist. Unklare Fälle landen bei einem Menschen, statt geraten zu werden. Vor der Inbetriebnahme läuft die neue Strecke – der durchgehende automatische Ablauf – parallel zum bisherigen Weg, bis die Ergebnisse übereinstimmen. Danach übergeben wir Dokumentation und Monitoring – Sie sollen sehen können, ob die Automatisierung arbeitet, ohne uns zu fragen.
Transportaufträge kommen über eine Plattform herein und werden nach Ihren Vorgaben automatisch angenommen und terminiert. Passt ein Auftrag nicht ins Raster – ungewöhnliche Kondition, unklares Zeitfenster –, geht eine Rückfrage in natürlicher Sprache per Mail oder WhatsApp an die Disposition, statt dass die Automatik rät. Eine solche Strecke läuft bei uns heute produktiv.
Rechnungen erreichen Sie als PDF im Sammelpostfach. Der Workflow holt sie ab, liest Kopf- und Positionsdaten aus, ordnet sie dem Lieferanten und der Bestellung zu und legt sie im ERP zur Prüfung an. Der Sachbearbeiter entscheidet weiterhin – er tippt nur nichts mehr ab.
Stammdaten, Preise, Bestände: Wo zwei Systeme dieselbe Information halten, läuft der Abgleich heute meist über eine Exportdatei und jemanden, der sie einspielt. Als geplante Strecke passiert das nachts, protokolliert und mit Meldung bei Abweichung – und niemand muss mehr daran denken.
Jede Strecke hat einen definierten Fehlerfall. Ein Vorgang, der nicht sauber durchläuft, wird nicht stillschweigend verworfen, sondern angehalten und gemeldet – per Mail oder in dem System, in dem Sie ohnehin arbeiten. Der bisherige manuelle Weg bleibt dabei möglich: Automatisierung ersetzt den Handgriff, nicht die Möglichkeit, ihn zu tun. Im Monitoring sehen Sie, welche Durchläufe erfolgreich waren und welche liegen geblieben sind.
In der Regel ja. n8n-Workflows sind grafisch aufgebaut und lassen sich ohne Programmierkenntnisse lesen; wer die Logik einmal verstanden hat, kann Schwellwerte, Empfänger oder Bedingungen selbst ändern. Wir übergeben die Strecken dokumentiert und erklären sie den Menschen, die später damit arbeiten. Ob Sie den Betrieb selbst übernehmen oder bei uns lassen, ist danach eine Frage der Kapazität, nicht der Technik.