SAP IDoc
Auch: IDoc · Intermediate Document · ALE · IDoc-Schnittstelle
Ein IDoc (Intermediate Document) ist das Format, in dem SAP-Systeme Geschäftsdaten mit anderen Systemen austauschen. Es transportiert beispielsweise Bestellungen, Lieferungen oder Rechnungen strukturiert in ein SAP-System hinein oder aus ihm heraus.
Was es ist
IDoc steht für „Intermediate Document“. Ein IDoc besteht typischerweise aus drei Teilen: einem Kopf- beziehungsweise Steuersatz mit Absender, Empfänger und Nachrichtentyp, den eigentlichen Datensätzen in hierarchisch aufgebauten Segmenten und Statussätzen, die den Verarbeitungsstand dokumentieren.
Zwei Begriffe sind für die Abstimmung wichtig. Der Basistyp beschreibt die Struktur, also welche Segmente und Felder vorhanden sind, zum Beispiel ORDERS05 oder INVOIC02. Der Nachrichtentyp beschreibt die fachliche Bedeutung, etwa ORDERS für Bestellungen oder INVOIC für Rechnungen. Kundeneigene Felder werden über Erweiterungen ergänzt.
IDoc ist ein SAP-eigenes Format, aber nicht auf SAP-Systeme beschränkt. Zwischen SAP-Systemen wird es über die dafür vorgesehenen Verfahren übertragen; mit externen Systemen und Geschäftspartnern wird es je nach Vereinbarung ebenso ausgetauscht, etwa als Datei, über RFC oder als IDoc-XML. Im klassischen EDI führt der Weg häufig über eine Middleware oder einen Konverter, die das IDoc in EDIFACT, XML oder ein anderes vereinbartes Partnerformat überführen — zwingend ist dieser Schritt aber nicht.
In den Partnervereinbarungen des SAP-Systems wird festgelegt, welcher Partner welchen Nachrichtentyp über welchen Ausgangs- beziehungsweise Eingangsweg erhält.
In der Praxis
Bei IDoc-Problemen lohnt sich die Trennung zweier Ebenen: Wurde das IDoc technisch übertragen, und wurde es fachlich verarbeitet? Die Statuswerte eines IDoc zeigen an, wo ein Vorgang steht. Ein häufiger Fall ist ein technisch einwandfrei angekommenes IDoc, das an der Verbuchung scheitert, weil Stammdaten fehlen oder eine Zuordnung nicht möglich ist.
Typische Ursachen sind fehlende oder unvollständige Partnervereinbarungen, nicht gepflegte Kunden-, Lieferanten- oder Materialstammdaten, nicht gefüllte Pflichtsegmente sowie abweichende Nummernkreise und Referenzen.
Für mittelständische Unternehmen ohne eigenes SAP ist vor allem eine Konstellation relevant: Der Geschäftspartner arbeitet mit SAP, und die ausgetauschten EDIFACT-Nachrichten entstehen aus IDocs. Besonderheiten in der Feldbelegung sind dann oft eine Folge des zugrunde liegenden Basistyps. Unsere Aufgabe ist in diesen Fällen die Übersetzung zwischen den Vorgaben des Partners und den Feldern des eigenen Systems.
Wann es Sie betrifft
IDoc betrifft Sie in zwei Situationen. Entweder setzen Sie selbst SAP ein und möchten Vorsysteme, Portale oder Partner anbinden. Oder Ihr Geschäftspartner setzt SAP ein und leitet daraus seine Anforderungen an die Datenübergabe ab.
Für eine belastbare Einschätzung sind drei Angaben hilfreich: der geforderte Nachrichten- und Basistyp, die Beschreibung der erwarteten Feldbelegung und ein reales Beispiel-IDoc oder eine daraus erzeugte Nachricht. Damit lässt sich abgrenzen, was reine Zuordnungsarbeit ist und wo fachliche Regeln oder Stammdaten ergänzt werden müssen.