XRechnung
Auch: XRechnung-Standard · E-Rechnung öffentliche Auftraggeber
XRechnung ist ein deutscher Standard für strukturierte elektronische Rechnungen auf Basis der europäischen Norm EN 16931. Die Rechnung besteht aus strukturierten XML-Daten und ist vor allem im elektronischen Rechnungsaustausch mit öffentlichen Auftraggebern verbreitet.
Was es ist
XRechnung wird von der Koordinierungsstelle für IT-Standards, kurz KoSIT, gepflegt. Der Standard konkretisiert die europäische Norm EN 16931 für die Anwendung in Deutschland.
Eine XRechnung ist ein strukturierter XML-Datensatz. Eine zusätzliche PDF-Darstellung ist nicht Bestandteil des Formats. Für die menschliche Ansicht kann die XML-Datei mit einer geeigneten Software visualisiert werden.
Technisch werden die in XRechnung zugelassenen XML-Syntaxen UBL und UN/CEFACT CII verwendet. Neben den allgemeinen Rechnungsangaben spielen im B2G-Umfeld zusätzliche Vorgaben des jeweiligen öffentlichen Auftraggebers eine Rolle. Dazu kann insbesondere eine Leitweg-ID gehören, über die die Rechnung elektronisch adressiert wird.
Für die Übermittlung existieren je nach Empfänger unterschiedliche Wege, beispielsweise Rechnungseingangsportale oder Peppol. Welche Variante zulässig oder gefordert ist, muss für den jeweiligen Rechnungsempfänger geprüft werden.
In der Praxis
Zurückweisungen entstehen häufig nicht durch die XML-Datei als solche, sondern durch fehlende Pflichtangaben, ungültige Werte oder nicht erfüllte Geschäftsregeln. Deshalb sollte eine XRechnung vor dem Versand technisch und fachlich validiert werden.
Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Stammdatenpflege. Referenzen wie Leitweg-ID, Bestellnummer, Lieferantennummer oder elektronische Adressen müssen – soweit vom Empfänger gefordert – bereits im vorgelagerten Auftrag beziehungsweise Kundenstamm korrekt vorhanden sein.
Wer nur wenige Rechnungen an öffentliche Stellen sendet, kann je nach Empfänger ein Portal nutzen. Bei regelmäßigem Volumen ist eine direkte Integration in den Rechnungsprozess meist sinnvoller, weil Erzeugung, Validierung und Versand automatisiert werden können.
Wann es Sie betrifft
XRechnung betrifft Sie vor allem dann, wenn öffentliche Auftraggeber dieses Format beziehungsweise einen EN-16931-konformen strukturierten Rechnungseingang verlangen. Die konkreten Vorgaben unterscheiden sich je nach Bund, Land, Kommune oder öffentlichem Unternehmen.
Auch im B2B-Bereich kann XRechnung eingesetzt werden. Dort ist jedoch nicht die Leitweg-ID der Normalfall, sondern die zwischen den Unternehmen vereinbarte elektronische Rechnungsadresse und das akzeptierte Format.
Für die technische Umsetzung beginnen wir mit einer realen Ausgangsrechnung und den Vorgaben des Empfängers. Daraus lässt sich ableiten, welche Daten bereits vorhanden sind und welche Informationen im Prozess ergänzt werden müssen.