ZUGFeRD
Auch: ZUGFeRD-Rechnung · Factur-X · hybride Rechnung
ZUGFeRD ist ein hybrides E-Rechnungsformat, das eine menschenlesbare PDF-Darstellung mit strukturierten XML-Rechnungsdaten in einer Datei verbindet. Dadurch kann derselbe Beleg angezeigt und maschinell verarbeitet werden.
Was es ist
Eine ZUGFeRD-Rechnung basiert auf PDF/A-3 und enthält eine eingebettete XML-Datei. Die PDF-Komponente dient der visuellen Darstellung, die XML-Daten der automatisierten Verarbeitung.
ZUGFeRD und der französische Standard Factur-X sind technisch aufeinander abgestimmt beziehungsweise in den aktuellen Versionen technisch identisch. Welche rechtlichen und fachlichen Anforderungen eine konkrete Rechnung erfüllen muss, richtet sich dennoch nach dem jeweiligen Anwendungsfall und Empfänger.
ZUGFeRD kennt verschiedene Profile mit unterschiedlichem Datenumfang. Für die deutsche B2B-E-Rechnung erfüllen ZUGFeRD-Versionen ab 2.0.1 grundsätzlich die umsatzsteuerlichen Formatvoraussetzungen, ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC-WL. Entscheidend ist damit nicht nur die Dateiendung PDF, sondern insbesondere der verwendete strukturierte Datensatz.
In der Praxis
Der Vorteil liegt darin, dass eine Datei sowohl von Menschen gelesen als auch automatisiert verarbeitet werden kann. Voraussetzung ist allerdings, dass das empfangende System die eingebettete XML-Datei tatsächlich auswertet.
Wichtig ist außerdem die Konsistenz zwischen PDF und XML. Seit Einführung der neuen deutschen B2B-E-Rechnungsregeln ist bei hybriden E-Rechnungen der strukturierte Teil maßgeblich, wenn sich strukturierte Daten und Bilddarstellung widersprechen. Deshalb sollten beide Komponenten aus derselben Datenbasis erzeugt und gemeinsam validiert werden.
Im Rechnungseingang lohnt sich ein genauer Blick auf den bestehenden Prozess. Werden ZUGFeRD-Dateien lediglich wie normale PDFs archiviert und manuell gebucht, bleibt der maschinenlesbare Teil ungenutzt.
Wann es Sie betrifft
ZUGFeRD ist besonders interessant, wenn Sie elektronische Rechnungen an unterschiedliche Geschäftspartner senden oder Eingangsrechnungen automatisiert verarbeiten möchten. Es verbindet die gewohnte visuelle Darstellung mit strukturierten Rechnungsdaten und eignet sich deshalb gut für schrittweise digitalisierte Prozesse.
Für den deutschen B2B-Bereich sollte das verwendete Profil zu den gesetzlichen Anforderungen und zum jeweiligen Geschäftsvorfall passen. Die technische Implementierung kann dabei anhand weniger realer Ausgangs- oder Eingangsrechnungen geprüft werden.