DATEV-ASCII-Schnittstelle
Auch: DATEV-Format · DATEV-CSV · Buchungsstapel · EXTF
Das DATEV-Format ist ein standardisiertes Dateiformat für den Austausch von Buchungs- und Stammdaten mit DATEV-Rechnungswesen. Es wird häufig genutzt, um Daten aus Vorsystemen wie Warenwirtschaft, Fakturierung, Kasse oder anderen Fachanwendungen an die Finanzbuchhaltung zu übergeben.
Was es ist
Der historisch verbreitete Begriff „DATEV-ASCII-Schnittstelle“ bezeichnet heute in der Praxis meist das DATEV-Format mit CSV-basierten Austauschdateien. Das Format umfasst nicht nur Buchungsstapel, sondern auch weitere Datenarten wie Debitoren-/Kreditoren-Stammdaten oder Sachkontenbeschriftungen.
Bei einem Buchungsstapel steht in der ersten Zeile ein definierter Header. Er enthält unter anderem Formatkennung und -version, Berater- und Mandantennummer, Wirtschaftsjahresbeginn, Sachkontenlänge sowie den Zeitraum des Stapels.
Die folgenden Zeilen enthalten die Buchungsdaten. Zu den zentralen Feldern gehören Umsatz, Soll-/Haben-Kennzeichen, Konto, Gegenkonto und Belegdatum. Weitere Felder wie BU-Schlüssel, Belegfelder, Buchungstext, Kostenstellen oder Leistungsdatum werden abhängig vom jeweiligen Geschäftsvorfall verwendet.
Damit werden nicht die ursprünglichen PDF- oder Papierbelege übertragen, sondern strukturierte Buchungs- beziehungsweise Stammdaten. Welche Konten, Steuerschlüssel und Zusatzinformationen verwendet werden, muss fachlich im Vorsystem beziehungsweise in der vorgeschalteten Verarbeitung festgelegt sein.
In der Praxis
Das DATEV-Format ist streng spezifiziert. Header, Feldreihenfolge, Zahlen- und Datumsformate, Feldlängen und Zeichensatz müssen den Vorgaben entsprechen. Die im Header angegebene Sachkontenlänge muss beispielsweise mit der Konfiguration des Mandanten übereinstimmen.
Auch der Zeichensatz ist relevant: DATEV unterstützt unterschiedliche Kodierungen, für Unicode gelten je nach Importweg zusätzliche Vorgaben. Deshalb sollte die Datei nicht nur inhaltlich erzeugt, sondern vor der Übergabe auch formal validiert werden.
Die fachlich wichtigere Frage ist die Kontierung. Welcher Geschäftsvorfall wird auf welches Konto gebucht, welcher BU- beziehungsweise Steuerschlüssel ist erforderlich und welche Kostenstelle soll verwendet werden? Diese Regeln werden gemeinsam mit Finanzbuchhaltung beziehungsweise Steuerberatung festgelegt und anschließend technisch umgesetzt.
Bei automatisierten Übergaben sollte außerdem nachvollziehbar sein, welche Stapel bereits erzeugt und übergeben wurden. So lässt sich verhindern, dass derselbe Datenbestand unbeabsichtigt mehrfach verarbeitet wird.
Wann es Sie betrifft
Das DATEV-Format ist relevant, wenn Buchungs- oder Stammdaten aus einem Vorsystem in DATEV Rechnungswesen übernommen werden sollen. Das kann den Datenaustausch mit einer Steuerkanzlei betreffen, ebenso aber eine interne Finanzbuchhaltung mit DATEV.
Der Nutzen steigt mit dem Volumen und der Regelmäßigkeit der Vorgänge. Entscheidend ist jedoch nicht allein die Anzahl der Belege, sondern wie eindeutig sich die Buchungslogik aus den vorhandenen Geschäftsdaten ableiten lässt.
Für eine erste Bewertung reichen meist ein typischer Zeitraum aus dem Vorsystem, die gewünschte DATEV-Zielstruktur und die fachlichen Kontierungsregeln. Daraus lässt sich erkennen, welche Daten direkt übernommen werden können und wo noch Zuordnungen oder Regeln fehlen.