EDI
Auch: Electronic Data Interchange · elektronischer Datenaustausch
EDI bezeichnet den automatisierten Austausch strukturierter Geschäftsdaten zwischen IT-Systemen. Bestellungen, Lieferavise oder Rechnungsdaten werden dabei in einem vereinbarten, maschinenlesbaren Format übertragen und können ohne manuelle Neuerfassung weiterverarbeitet werden.
Was es ist
EDI steht für „Electronic Data Interchange“. Entscheidend ist, dass die übertragenen Daten strukturiert vorliegen: Eine per E-Mail verschickte PDF-Rechnung ist zwar elektronisch, ihre Inhalte sind aber nicht automatisch als einzelne Datenfelder verfügbar. Bei EDI ist dagegen eindeutig definiert, welche Information an welcher Stelle steht und wie sie zu interpretieren ist.
In einem EDI-Prozess sind typischerweise drei Ebenen zu unterscheiden. Erstens das Datenformat, zum Beispiel EDIFACT, ANSI X12, XML oder ein anderes strukturiertes Format. Zweitens der Übertragungsweg, etwa AS2, OFTP2, SFTP oder eine Plattform. Drittens das Mapping, also die Zuordnung zwischen den Feldern des Geschäftspartners und den Feldern des eigenen ERP-, TMS- oder Lagerverwaltungssystems.
Daneben gibt es WebEDI-Lösungen. Dabei stellt ein Geschäftspartner ein Portal bereit, in dem Daten manuell erfasst oder bestätigt werden. Für den Betreiber entstehen dadurch strukturierte Daten; auf Seiten des Lieferanten oder Dienstleisters bleibt jedoch ein manueller Arbeitsschritt bestehen.
In der Praxis
Der wesentliche Nutzen von EDI liegt in durchgängigen Prozessen, weniger manueller Erfassung und einer besseren Nachvollziehbarkeit. Daten werden aus dem Ursprungssystem übernommen, statt erneut eingegeben zu werden. Dadurch sinkt das Risiko von Übertragungsfehlern und Prozesse werden weniger abhängig von einzelnen Personen.
Unterschätzt wird häufig der Stammdatenaufwand. Kundenartikelnummern müssen den eigenen Artikelnummern zugeordnet sein, Mengeneinheiten müssen zusammenpassen und je nach Prozess sind Preise, Lieferstellen oder weitere Referenzen abzugleichen. Die technische Übertragung ist deshalb oft nur ein Teil des Projekts.
Ebenso wichtig ist eine definierte Fehlerbehandlung. Was geschieht bei einer unbekannten Artikelnummer, einer unplausiblen Menge oder einer formal fehlerhaften Nachricht? Wir gestalten Anbindungen so, dass solche Fälle nachvollziehbar protokolliert und gezielt zur Prüfung vorgelegt werden, statt unbemerkt verworfen oder automatisch interpretiert zu werden.
Wann es Sie betrifft
Ein häufiger Anlass ist eine konkrete EDI-Anforderung eines Kunden oder Lieferanten, oft verbunden mit einer Frist und vorgegebenen Nachrichtenarten. Ein zweiter Anlass ist das Transaktionsvolumen: Werden regelmäßig Daten zwischen zwei Systemen manuell übertragen, lohnt es sich zu prüfen, ob dieser Medienbruch automatisiert werden kann.
Auch organisatorische Abhängigkeiten spielen eine Rolle. Wenn ein Prozess nur funktioniert, weil einzelne Mitarbeitende die erforderlichen Zuordnungen und Sonderfälle kennen, kann eine strukturierte Schnittstelle dieses Wissen im Prozess abbilden.
Für den Einstieg muss nicht die gesamte Prozesskette auf einmal digitalisiert werden. In vielen Projekten ist es sinnvoll, mit einem Geschäftspartner und einer klar abgegrenzten Nachrichtenart zu beginnen und die Anbindung anschließend schrittweise zu erweitern.