INVOIC
Auch: EDIFACT-Rechnung · elektronische Rechnung · Invoice
INVOIC ist die EDIFACT-Nachricht für Rechnungen und Gutschriften. Sie überträgt Rechnungsdaten strukturiert, sodass der Empfänger sie automatisiert prüfen, zuordnen und weiterverarbeiten kann.
Was es ist
Eine INVOIC-Nachricht enthält typischerweise Rechnungsnummer und -datum, die beteiligten Unternehmen sowie Referenzen auf vorausgegangene Vorgänge wie Bestellung oder Lieferung. Auf Positionsebene werden unter anderem Artikel, Mengen, Preise und Beträge übertragen. Hinzu kommen Summen, Steuerinformationen und – sofern vereinbart – Zahlungsbedingungen, Skonto oder weitere Abrechnungsinformationen.
Diese Referenzen ermöglichen automatisierte Prüfprozesse. Der Empfänger kann beispielsweise abgleichen, ob eine berechnete Menge bestellt und geliefert wurde oder ob Preis und Konditionen den vereinbarten Daten entsprechen.
Eine verwandte Prozessvariante ist das Gutschriftsverfahren beziehungsweise Self-Billing. Dabei erstellt der Leistungsempfänger die Abrechnung auf Basis der vereinbarten und verbuchten Leistungen. Für den Lieferanten verschiebt sich der Schwerpunkt damit vom Erstellen der Rechnung auf die automatisierte Prüfung der erhaltenen Abrechnung.
In der Praxis
Bei INVOIC liegt die Herausforderung häufig weniger in der Übertragung als in der fachlichen Abstimmung. Rundungsdifferenzen, unterschiedliche Preisstände, Teillieferungen, Nebenkosten oder abweichende Steuerlogiken können dazu führen, dass eine Rechnung beim Empfänger nicht automatisch verarbeitet wird.
Deshalb sollten nicht nur die Felder der Nachricht, sondern auch die Prüfregeln vorab geklärt werden: Welche Abweichungen sind zulässig? Welche führen zu einer Warnung, welche zu einer Sperre?
Für die deutsche B2B-E-Rechnung ist wichtig: Auch EDI-Verfahren wie EDIFACT können unter den gesetzlichen Voraussetzungen weiterhin genutzt werden. Entscheidend ist, dass das vereinbarte strukturierte Format die umsatzsteuerlich erforderlichen Angaben richtig und vollständig extrahierbar macht und die gesetzlichen Anforderungen erfüllt. Die technische Umsetzung und die steuerliche Beurteilung sollten dabei getrennt betrachtet werden.
Unsere Aufgabe in solchen Projekten ist die technische und prozessuale Integration: Die vereinbarten Inhalte werden korrekt erzeugt, übertragen, protokolliert und im Zielsystem nachvollziehbar verarbeitet. Steuerliche Einzelfragen gehören in die Abstimmung mit Steuerberatung beziehungsweise Rechnungswesen.
Wann es Sie betrifft
INVOIC wird häufig zusammen mit weiteren EDI-Nachrichten eingeführt, muss aber nicht zwingend der letzte Schritt einer festen Reihenfolge sein. Entscheidend ist, dass die Referenzen zwischen Bestellung, Lieferung und Abrechnung im eigenen System konsistent geführt werden.
Beim Gutschriftsverfahren ist besonders wichtig, dass eingehende Abrechnungen automatisiert gegen die eigenen Leistungs- und Lieferdaten geprüft werden können. Eine Implementierungsrichtlinie des Geschäftspartners und eine reale Beispielrechnung zeigen in der Regel schnell, welche Daten und Prüfregeln für die Anbindung benötigt werden.